Referenties: Woonbelang Vegel
Veranderen
Woonbelang Veghel heeft in 2008 een nieuw primair systeem geïmplementeerd. Implementatie van een nieuw primair systeem heeft grote invloed op de bedrijfsprocessen in de organisatie. Daarnaast worden ook de medewerkers zelf geconfronteerd met wijzigingen in onderlinge relaties, werkzaamheden en werkwijzen. Woonbelang Veghel heeft daarom, naast de inzet van Andersom als adviseur van de interne projectleider, een van onze adviseurs ingezet om zich met name te richten op de veranderkundige aspecten. En dat heeft tot mooie resultaten geleid, zowel voor de medewerkers en hun plaats/ werkzaamheden en werkwijzen als voor het kunnen optimaliseren van het werken met het nieuwe systeem.
Samenwerken
Samenwerking is een belangrijk aspect in de implementatie, maar uiteraard ook in de organisatie. En samenwerking heeft alles te maken met mensen: persoonlijke voorkeuren, werkstijlen, taken- en bevoegdheden, etc. Maar zeker ook met afspraken tussen afdelingen en medewerkers onderling. In overleg met en in samenwerking met het management is gekozen om de samenwerking tussen de afdelingen Frontoffice en Woondiensten als eerste onder de loep te nemen en te optimaliseren. Hierbij waren de medewerkers zelf bevoegd om tot procesafspraken te komen. Zij werden ook uitgenodigd om te komen met voorstellen tot optimalisatie van het werk en de samenwerking.
Een mooi uitgangspunt!
Proces
In een aantal workshops met de medewerkers van de beide afdelingen zijn (uitgaande van de bestaande procesbeschrijvingen) de raakvlakken benoemd: waar komen we elkaar tegen, is het duidelijk wie wat doet, wat zijn de afspraken? Hierbij kwamen al snel de issues naar boven. Processen waren niet altijd meer up to date, soms nog niet beschreven, verantwoordelijkheden niet overal helder. Daar waar er al overeenstemming en helderheid was, waren geen problemen. Daar waar dit niet het geval was, hebben we in onderling overleg bepaald hoe het proces diende te lopen, wie er verantwoordelijk is voor welke procestap, in welke termijn wat gedaan moet worden en wat het resultaat moest zijn. Dit was al een samenwerkingsproces op zich en dit werd als heel positief ervaren door de medewerkers: het inzicht in elkaars werkzaamheden is verhoogd, er is open communicatie op gang gekomen, werkzaamheden zijn meer op elkaar afgestemd, collega's zoeken elkaar sneller op, maar spreken elkaar ook sneller aan. En ze leggen en laten de verantwoordelijk daar waar die hoort!
Heldere afspraken
Het resultaat van onze begeleiding (via onder meer een aantal workshops) is een heldere afsprakenset, volledig gedragen door beide afdelingen. Maar het grootste resultaat is waarschijnlijk het toegenomen eigenaarschap en de dialoog die in werking is gezet. De afsprakenset is namelijk geen star document, maar een uitgangspunt om met regelmaat de werkzaamheden af te stemmen en de samenwerking te blijven optimaliseren. En om in dialoog met elkaar te blijven!
| Klant: | Woonbelang Veghel |
| Plaats: | Veghel |
| Opdracht: | Bevorderen samenwerking tussen de afdelingen Frontoffice en Woondiensten |
| Resultaat: | Een heldere afsprakenset op basis waarvan de samenwerking tussen de afdelingen Frontoffice en Woondiensten sterk is verbeterd |
Veranderen
Woonbelang Veghel heeft in 2008 een nieuw primair systeem geïmplementeerd. Implementatie van een nieuw primair systeem heeft grote invloed op de bedrijfsprocessen in de organisatie. Daarnaast worden ook de medewerkers zelf geconfronteerd met wijzigingen in onderlinge relaties, werkzaamheden en werkwijzen. Woonbelang Veghel heeft daarom, naast de inzet van Andersom als adviseur van de interne projectleider, een van onze adviseurs ingezet om zich met name te richten op de veranderkundige aspecten. En dat heeft tot mooie resultaten geleid, zowel voor de medewerkers en hun plaats/ werkzaamheden en werkwijzen als voor het kunnen optimaliseren van het werken met het nieuwe systeem.
Samenwerken
Samenwerking is een belangrijk aspect in de implementatie, maar uiteraard ook in de organisatie. En samenwerking heeft alles te maken met mensen: persoonlijke voorkeuren, werkstijlen, taken- en bevoegdheden, etc. Maar zeker ook met afspraken tussen afdelingen en medewerkers onderling. In overleg met en in samenwerking met het management is gekozen om de samenwerking tussen de afdelingen Frontoffice en Woondiensten als eerste onder de loep te nemen en te optimaliseren. Hierbij waren de medewerkers zelf bevoegd om tot procesafspraken te komen. Zij werden ook uitgenodigd om te komen met voorstellen tot optimalisatie van het werk en de samenwerking.
Een mooi uitgangspunt!
Proces
In een aantal workshops met de medewerkers van de beide afdelingen zijn (uitgaande van de bestaande procesbeschrijvingen) de raakvlakken benoemd: waar komen we elkaar tegen, is het duidelijk wie wat doet, wat zijn de afspraken? Hierbij kwamen al snel de issues naar boven. Processen waren niet altijd meer up to date, soms nog niet beschreven, verantwoordelijkheden niet overal helder. Daar waar er al overeenstemming en helderheid was, waren geen problemen. Daar waar dit niet het geval was, hebben we in onderling overleg bepaald hoe het proces diende te lopen, wie er verantwoordelijk is voor welke procestap, in welke termijn wat gedaan moet worden en wat het resultaat moest zijn. Dit was al een samenwerkingsproces op zich en dit werd als heel positief ervaren door de medewerkers: het inzicht in elkaars werkzaamheden is verhoogd, er is open communicatie op gang gekomen, werkzaamheden zijn meer op elkaar afgestemd, collega's zoeken elkaar sneller op, maar spreken elkaar ook sneller aan. En ze leggen en laten de verantwoordelijk daar waar die hoort!
Heldere afspraken
Het resultaat van onze begeleiding (via onder meer een aantal workshops) is een heldere afsprakenset, volledig gedragen door beide afdelingen. Maar het grootste resultaat is waarschijnlijk het toegenomen eigenaarschap en de dialoog die in werking is gezet. De afsprakenset is namelijk geen star document, maar een uitgangspunt om met regelmaat de werkzaamheden af te stemmen en de samenwerking te blijven optimaliseren. En om in dialoog met elkaar te blijven!