Na de livegang begint het pas

Het systeem draait. De livegang is achter de rug. De stuurgroep slaakt een zucht van verlichting. Project geslaagd.

Maar is dat zo?

In deze blog deelt Wiesje Schoemaker, adviseur bij Andersom, waarom de echte verandering pas begint ná de livegang en wat nodig is om van een werkend systeem een werkende organisatie te maken.

Het systeem doet het wel, nu de mensen nog

Een implementatie heeft twee kanten. Aan de ene kant de techniek: het systeem werkt, de koppelingen draaien, de data kloppen. Dat is de bovenstroom. Zichtbaar, meetbaar, af te vinken.

Aan de andere kant de mensen. Zij moeten vanaf nu dagelijks werken met iets nieuws. Oude gewoontes loslaten. Nieuwe routines opbouwen. Dat is de onderstroom. Minder zichtbaar, lastiger te meten, en zeker niet af te vinken.

Die onderstroom krijgt vaak te weinig aandacht. Logisch, want de energie van het projectteam is op. De focus verschuift naar het volgende. Maar juist dan begint voor medewerkers de fase waarin het moet gaan landen.

Van livegang naar nieuw normaal

In het systemisch transitiemanagement kennen we verschillende fasen. Na de livegang komen ‘creatie’ en ‘nieuw begin’. Dat klinkt abstract, maar het betekent iets heel concreets: mensen moeten ontdekken hoe het nieuwe werkt in hún praktijk. Ze moeten fouten mogen maken, vragen durven stellen, en langzaam wennen.

Dat gaat niet vanzelf. Zonder begeleiding vallen mensen terug in oude patronen. De bekende olifantenpaadjes zijn verleidelijk. Het oude systeem werkte misschien niet perfect, maar het was vertrouwd.

Wat helpt is om de verandering concreet te maken. Niet in algemene termen, maar per team, per rol, per werkdag. Wat doe je morgen anders? Wat zie je op je scherm? Wat vertel je aan een collega die vastloopt?

Vertalen in gedrag

Adoptie gaat niet over systemen. Adoptie gaat over gedrag.

Dat betekent: niet alleen uitleggen hoe iets werkt, maar ook waarom. Niet alleen trainen op knoppen, maar ook bespreken wat het oplevert. Niet alleen communiceren dat er iets verandert, maar ook ruimte maken voor het gesprek erover.

Ik merk dat het helpt om heel specifiek te zijn. Niet: “We gaan efficiënter werken.” Wel: “Vanaf volgende week registreren we reparatieverzoeken direct in het nieuwe systeem, zodat de monteur meteen ziet wat er aan de hand is.”

Dat is geen ABC’tje. Het begint met oprechte interesse in wat er écht speelt op de werkvloer. Welke vragen hebben mensen? Waar lopen ze vast? Wat missen ze van het oude?

Vasthouden tot het blijft

De kunst is om de aandacht vast te houden. Niet een week na de livegang, maar maanden. Monitoren hoe het gaat. Toetsen of de nieuwe werkwijze beklijft. Bijsturen waar nodig.

Dat vraagt iets van de organisatie. Tijd, capaciteit, aandacht. En het vraagt iets van leidinggevenden: voorbeeldgedrag. Als de manager zelf terugvalt in de oude werkwijze, waarom zouden medewerkers het anders doen?

Het doel is helder: dit moet het nieuwe normaal worden. De nieuwe routine. Niet iets wat erbij komt, maar iets wat erbij hoort.

Wat wil je dat mensen straks anders doen

Als iemand mij vraagt om te helpen bij een implementatie, begin ik altijd met dezelfde vraag: wat wil je dat mensen over drie maanden anders doen?

Niet: welk systeem gaan we invoeren. Niet: welke training hebben we nodig. Maar: welk gedrag willen we zien? En hoe zorgen we dat het blijft?

Soms leidt dat gesprek naar een training. Soms naar iets heel anders. Een andere manier van overleggen. Meer ruimte voor vragen. Leidinggevenden die zelf het goede voorbeeld geven.

Het middel volgt uit het doel. Niet andersom.

Eén gedachte om mee te nemen

Denk aan jullie laatste implementatie. Hoeveel aandacht ging er naar de techniek? En hoeveel naar de mensen die ermee moesten werken?

De livegang is niet het einde. Het is het begin van de fase waarin het moet gaan leven.

Wil je daar eens over sparren? Neem contact op, we denken graag mee.