Correspondentie: van ondergeschoven kindje naar goudmijn

Bij standaard implementaties wordt aan de voorkant vaak weinig tijd vrijgemaakt voor het aanmaken van sjablonen voor alle brieven, facturen, opdrachten, mails, smsjes en nog veel meer. Kortom, de correspondentie. Verschillende werkgroepen zijn bezig met het eigen proces en de inrichting waardoor de aandacht voor de output nog wel eens ontbreekt. Tot het moment van testen: dit is vaak hét moment dat men resultaat wil zien van alle inspanningen. Een duidelijk proces en goede inrichting is heel mooi maar als er niets uitkomt (geen goede brieven), kan je er weinig mee zo is dan de beleving.

Wat zien we in de praktijk
Bij het testen komen van alle kanten sjablonen op de werkgroepen af. En wat blijkt? Het resultaat van de (optimalisatie van) correspondentie bij veel implementaties is heel basic. Er komt een brief uit het systeem, voorzien van een naam en een adres. Het lukt om wat aanvullende gegevens uit het ERP-systeem te tonen in de brief maar in veel gevallen moeten brieven steeds voorzien worden van aanvullende teksten of gegevens bij het aanmaken.

Maar niet alleen tijdens ERP-implementaties blijkt correspondentie een ondergeschoven kindje te zijn, maar ook erna. Het valt ons op dat er: 

• onvoldoende gebruik gemaakt wordt van technische mogelijkheden;
• sjablonen ontbreken en/of een veelvoud aan sjablonen in gebruik is;
• verschillen zijn in de opmaak van sjablonen;
• teksten niet goed geschreven zijn;
• onvoldoende gebruik gemaakt wordt van data of dat data ontbreekt.

Tijd voor optimalisatie van uw correspondentie?

De Andersom Correspondentie-scan
Als je kennis en ervaring opdoet en/of in huis hebt, kun je die maar beter delen zo vinden wij. Andersom biedt daarom de Correspondentie-scan aan. We voeren enkele gesprekken, kijken mee op de werkvloer en volgen documentstromen. Zo bieden we je snel inzicht in de top 5 verbeterpunten die direct resultaat opleveren. Denk hierbij aan:

• • efficiencyverbetering (reken maar uit: een huurovereenkomst handmatig aanpassen kost 10-15 minuten tijd van een medewerker x het aantal mutaties per maand;
  • standaardisatie wat leidt tot vereenvoudiging van beheer van correspondentie en archivering;
  • de dienstverlening naar de klanten verbetert en daarmee de klanttevredenheid.

Tot slot en niet een onbelangrijk bijkomend voordeel: als je aan de slag gaat met correspondentie krijg je direct een goed beeld van de kwaliteit van het bijbehorende proces en de kwaliteit van de vastgelegde gegevens.

Geïnteresseerd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen, bijvoorbeeld op het gebied van correspondentie? Laat het ons weten, we gaan graag met je in gesprek.