Een nieuw systeem kiezen is soms net als een camper uitzoeken

Het beste systeem of het best passende

Die keuze lijkt eenvoudig: ga voor het technisch beste systeem of voor het systeem met de meeste mogelijkheden. Maar de praktijk is weerbarstiger. Wij horen vaak: “Jullie weten toch welk systeem het beste is?” Natuurlijk kennen wij de markt en weten we welke aanbieders er zijn. Maar de vraag is niet wat in algemene zin het beste is. De vraag is: welk systeem past bij jullie koers, jullie mensen en jullie uitdagingen? Een systeem kan nog zo indrukwekkend zijn, als het niet aansluit bij de praktijk levert het niet de gewenste meerwaarde.

Verschillende brillen

Een systeem raakt iedereen. Iedereen heeft zo zijn eigen bril. De medewerker in de organisatie onderzoekt vooral het gebruiksgemak en de functionaliteit. Het ICT-team kijkt naar architectuur, techniek en beheer. Een bestuurder let op strategie, betrouwbaarheid en kosten. Logisch. Vergelijk het met een camper kopen: de één wil een vast bed, de ander een goede douche en een derde zweert bij een airco. Als je alleen één wens volgt, is de rest ontevreden. Pas wanneer je alle invalshoeken meeneemt, ontstaat er een keuze waar iedereen zich in kan vinden. Of een keuze waarbij er begrip is voor elkaars invalshoeken en inzichten. Daarom zorgen wij bij Andersom dat die perspectieven samenkomen. Zo groeit er geen opgelegd besluit, maar een gedragen keuze.

Maak spelregels aan de voorkant

Maar zelfs met alle brillen op tafel, blijft de selectie lastig. Stel dat je vier leveranciers uitnodigt. Zonder duidelijke criteria beland je al snel in eindeloze discussies: de één vindt prijs doorslaggevend, de ander hecht meer waarde aan functionaliteit en weer iemand anders is onder de indruk van de presentatie. Daarom beginnen wij altijd met spelregels. Samen bepalen we vooraf waarop we de keuze precies baseren. Dat geeft richting en voorkomt dat het gesprek alle kanten op schiet.

Laat je niet verblinden

Leveranciers sturen vaak hun meest overtuigende verkopers. Terecht, want zij willen graag dat de klant het systeem koopt. Dat werkt vaak, want mensen zijn hier gevoelig. Toch is het belangrijk om dit te herkennen. Je werkt straks immers niet met de verkoper, maar met het systeem. Vorm mag meespelen, maar inhoud moet altijd leidend blijven.

Slim kiezen is samen kiezen

Een systeemselectie is dus net als die camper: je kunt meestal niet alles krijgen. Er is altijd een trade-off tussen wensen, mogelijkheden en budget. Uiteindelijk gaat het erom dat je samen kiest voor het systeem waarmee de hele organisatie vooruit kan. Bij Andersom begeleiden we corporaties stap voor stap in dat proces. We zorgen dat alle stemmen gehoord worden, dat de juiste criteria op tafel liggen en dat er een gedragen keuze ontstaat. Alleen dan levert een systeem écht op wat je wilt: slimmer werken, meer efficiëntie en ruimte om te doen waar het uiteindelijk om gaat: zorgen voor betaalbaar en goed wonen.

Verder praten over dit onderwerp? We zoeken graag samen met jou een camper uit.