Hoe ziet jouw terugkeer naar kantoor eruit?
Hoewel het einde van een groot deel van de coronamaatregelen niemand zal overvallen, heeft nog lang niet iedereen een passend antwoord op de vraag hoe (samen)werken er na de crisis uit moet zien. En of het traditionele kantoor op de schop kan. Uitstellen van de antwoorden betekent waarschijnlijk automatisch terug naar de oude situatie. Maar zien jouw medewerkers en klanten dat nog wel zitten? Kortom: tijd voor een plan!
Te makkelijk
De meningen over dit onderwerp zijn ook behoorlijk verdeeld. De veelgehoorde conclusie dat het kantoor meer ontmoetingsplek moet worden, is volgens anderen weer te makkelijk. Dat zou namelijk deels voorbijgaan aan de situatie bij en wensen van jonge collega’s die een piepklein of zelfs helemaal geen thuiskantoor hebben. Wat oudere collega’s hopen op kantoor juist de rust te hervinden waar ze immers niet worden afgeleid door jengelende kinderen, een partner of te mooi weer. En waar dat voetbalpraatje toch net wat beter uit de verf komt dan in een videocall.
Wat willen jouw medewerkers zelf?
Daar komt bij dat veel medewerkers genoeg hebben aan andere ontmoetingsplekken en manieren van socializen. Zeker nu vrijwel alles weer kan en mag. Feit is wel dat er hoe dan ook een verbinding moet blijven dan wel deels moet worden teruggewonnen. Dat kan inderdaad volgens het ‘oude werken’, maar ook met bijvoorbeeld meer flexplekken en andere hybride werksystemen. De kernvraag is echter: wat willen jouw medewerkers zelf en welke kaders stel je daarbij? En wat vraag je in dit kader van leidinggevenden? Begin dus met het vormen van een gezamenlijke visie. Onderzoek vervolgens wat die wensen en visie betekenen voor de organisatie zelf, de bedrijfsprocessen, de klanten en de ondersteunende systemen. Zorg er tot slot voor dat dit allemaal geborgd wordt.
Je zou in dit proces in elk geval de volgende overwegingen kunnen meenemen:
- Vooral jongere collega’s willen graag van collega’s leren en (fysiek) samen aan iets groters werken. Bij creatieve processen, zoals brainstormen, is fysiek samenkomen eigenlijk altijd een pre. Dat geldt ook voor gesprekken waar het over echt persoonlijke zaken gaat.
- Kantoor heeft een verbindende rol, hetzij als werkplek hetzij als ontmoetingsplek.
- Hoe geef je het overblijvende werken op kantoor vorm? Vaste hele dagen of bijvoorbeeld fifty-fifty dan wel de ochtend op kantoor en de middag thuis?
- Kies bewust tussen fysiek en digitaal vergaderen. Besluitvormende overleggen kunnen bijvoorbeeld prima digitaal, in tegenstelling tot onder andere brainstormsessies. Tijd die overblijft, kan mooi besteed worden aan aandacht voor huurders of bijvoorbeeld projecten die al langer op het jaarplan staan.
- Hoeveel werkplekken houd je over en komen er meer plekken om te ontmoeten of (video)vergaderen?
- Richt je eventueel vrijkomende ruimte in als informele ontmoetingsplek, of ga je kleiner huren? Als het pand in eigendom is: ga je die ruimte verhuren of zelfs verbouwen voor bijvoorbeeld woningen?
- Is de tijd rijp en jouw organisatie klaar voor meer zelfsturing c.q. zelforganisatie? Een voordeel van bijvoorbeeld holacracy is dat de organisatiestructuur dynamisch aangepast kan worden als de omstandigheden hierom vragen (met mogelijk andere rollen voor de medewerkers).
Wil je hier eens bij jou (op kantoor) over sparren? Neem dan contact met ons op.