Hybride werken als een pro: 9 tips

Ondanks de voordelen van flexibiliteit die we ervaren, vraagt het ook nogal wat van medewerkers en leidinggevenden. Hoe maak je hybride werken binnen jouw organisatie tot een succes? En hoe zorg je dat je in verbinding blijft met elkaar? In dit artikel geven we een aantal lifesaving tips en tricks!

#1 Stel je flexibel op

Hoe ga je er als werkgever of leidinggevende mee om dat jouw team niet meer elke dag fysiek bij elkaar is? Ondanks dat hybride werken voor veel werknemers een uitkomst is, breken werkgevers er wereldwijd hun hoofd over hoe zij hun team bij elkaar houden. Uit onderzoek van Microsoft blijkt dat flexibiliteit en vertrouwen nodig zijn om hybride werken te laten slagen. En daar sluiten wij ons bij aan: wees flexibel en sta open voor deze nieuwe samenwerkingsvorm.

#2 Wees transparant

Succesvol samenwerken op afstand begint met vertrouwen. Vertrouwen schep je door transparant te zijn. Niet alleen door de afspraken die je samen maakt, maar ook door ze deze duidelijk te communiceren en na te leven. Leef ze ook écht na en geef als leidinggevende het goede voorbeeld. Realiseer je daarbij dat niet elke medewerker de luxe heeft om te bepalen waar hij of zij zijn functie uitoefent. Een receptionist kan moeilijk vanuit huis werken. Om scheve gezichten te voorkomen is het daarom goed om duidelijke afspraken te maken en transparant te zijn in wat wel en wat (helaas) niet kan.

#3 Accepteer verschillen

Wellicht een open deur, maar geen één medewerker is hetzelfde. De one-size-fits all benadering bestaat niet – was het maar zo eenvoudig! Sommigen zien hun werkplek als een plek om te focussen, terwijl anderen liever thuis geconcentreerd aan de slag gaan. Jongere werknemers neigen mobieler te zijn, terwijl oudere generaties vaak snel weer terug naar kantoor willen. Als werkgever, leidinggevende of als collega is het goed om je te realiseren dat iedereen anders is én anders werkt.

#4 Faciliteer ontmoetingsplekken

Het lijkt erop dat de traditionele kantoren die we kennen van vóór de pandemie niet meer in dezelfde vorm terugkomen. Het kantoor wordt steeds vaker gezien als werk- én ontmoetingsgelegenheid. Richt de ruimte dan ook zo in. Zorg voor een mix van stille ruimtes en meetingruimtes, waar medewerkers zich zowel productief als betrokken voelen. Faciliteer een creatieve ruimte voor meetings en workshops en richt een informele ruimte in waar collega’s elkaar kunnen ontmoeten. Plan wellicht een wekelijkse gezonde lunch op de woensdag of borrel op donderdagmiddag om fysieke bijeenkomsten te stimuleren.

#5 Redeneer vanuit je doelen

Voordat je een meeting organiseert, is het handig om eerst het doel te bepalen dat je wilt bereiken. Een eerste kennismakingsgesprek kun je beter fysiek doen, terwijl een presentatie voorbereiden prima thuis kan. Wil je een nieuw product of dienst lanceren? Ben je met innovatie bezig? Ga dan fysiek bij elkaar zitten. De kracht van brainstormen komt pas als je fysiek bij elkaar zit echt tot zijn recht. Daar zijn goede tools voor, maar die halen het niet bij fysiek bij elkaar komen. Ook voor gevoelige gesprekken – bijvoorbeeld een ontwikkelgesprek –  werkt het fijner om elkaar goed in de ogen te kunnen aankijken. Zonder beeldscherm ertussen, dus.

#6 Stuur aan op resultaat

Verlies ook vooral niet de doelen van jouw organisatie uit het oog. Het helpt om in de eerste plaats te denken aan de output in plaats van de aanwezigheid. Welke doelen wil je behalen? Hoe ga je dat bereiken? Maakt het dan uit via welke middelen je elkaar ontmoet of is dat eigenlijk bijzaak? Als je aanstuurt op het resultaat dan is aanwezigheid (waar dan ook) wellicht minder relevant.

#7 Maak hybride werken bespreekbaar

Hybride werken vraagt best veel van de verantwoordelijkheid van mensen. Kan iedereen die vrijheid aan? Wat voor de één van nature gaat – goed plannen en organiseren – is voor de ander een uitdaging. Maak het bespreekbaar als projecten of samenwerkingen stroef lopen. Check af en toe eens bij elkaar of de manier van werken nog prettig is voor iedereen of dat er verandering nodig is.

#8 Beheer agenda’s als een pro

Het plannen van (hybride) meetings is voor de organisator soms een crime. De één werkt thuis, de ander op kantoor en de volgende collega vanuit zijn vakantieadres in Valencia. Dit is nu eenmaal minder praktisch en het vergt wat creativiteit van de voorzitter van de vergadering. Goede technische middelen helpen in de eerste plaats. Zorg dat iedereen goed te zien en hoorbaar is. Wil je het risico van een slechte verbinding niet nemen? Is het onderwerp niet geschikt om digitaal te bespreken? Wees dan ook hierover transparant en plan een andere datum waarop iedereen wel op kantoor aanwezig kan zijn.

#9 Blijf elkaar opzoeken

Last but not least. Als het wel kan: blijf elkaar opzoeken voor het echte gevoel van saamhorigheid en verbinding. Wees je ervan bewust dat door het effect van veel thuiswerken het sociale, verbindende karakter van werken met collega’s verloren gaat. Juist de spontane momenten die tussen meetings door plaatsvinden, zijn voor veel werknemers prettig en een reden om naar kantoor te komen.

Het gevoel van samen zijn, van inclusie en participatie, onderhoud je echt alleen als je fysiek bij elkaar bent. Dat op zich zou al een reden zich moeten zijn om elkaar fysiek te treffen. En dit hoeft overigens niet alleen op kantoor te zijn. Samen een wandeling maken of een kop koffie drinken ergens kan ook!

Hoe ga jij om met hybride werken?

Hoe ervaar jij hybride werken in jouw organisatie? Lukt het jou om een juiste balans te vinden tussen fysiek en digitaal werken? Wij denken graag met je mee!

Neem contact met ons op via hallo@tijdvoorandersom.nl.