Optimaal benutten is niet per se alles gebruiken

Een volgende stap is de vraag: wat gebruiken we eigenlijk van Microsoft 365? Want optimaal benutten betekent niet dat je alles hoeft in te zetten wat technisch beschikbaar is. Het gaat om bewuste keuzes maken die waarde toevoegen voor de organisatie en haar mensen.

Veel implementaties starten met een technische aanleiding. Bijvoorbeeld: afscheid nemen van de fileserver of overstappen op de cloud. Logisch, maar dat is niet het verhaal dat medewerkers raakt. Het gaat erom wat het oplevert in hun dagelijkse werk. Wordt het makkelijker? Overzichtelijker? Efficiënter?

De kernvraag is dus niet: wat kan Microsoft allemaal? Maar: wat willen wij bereiken?

Keuzes maken geeft rust

Een werkplek waar álle opties openstaan, voelt vaak chaotisch. Documenten zwerven rond, communicatie loopt via meerdere kanalen, en niemand weet wat nu de bedoeling is.

Daarom is het cruciaal om te onderzoeken welke tools van toegevoegde waarde zijn, en welke (nog) niet. Denk bijvoorbeeld aan:

• Welke tools van toegevoegde waarde zijn en welke (nog) niet?
• Wie in de organisatie heeft baat bij het gebruik van Copilot? 
• In welk scenario chatten we met elkaar in Teams en wanneer volstaat Outlook? 
• Leggen we onze actielijst vast in Excel of kan Planner iets voor ons betekenen? 
• Notuleren we voortaan in OneNote, of houden we het bij ons vaste Word format? 

Door die keuzes te maken, ontstaat rust. Medewerkers weten waar ze terecht kunnen en hoe ze samenwerken.

Minder kan meer zijn

Het idee dat je alles moet gebruiken omdat je ervoor betaalt, klopt niet. Microsoft 365 is een middel, geen doel. Door te doseren, haal je er juist meer waarde uit. Want als medewerkers minder tijd kwijt zijn aan zoeken, dubbel werk of ruis, ervaren ze direct de voordelen.

Voorbeelden uit de praktijk

We zien vaak dat organisaties in eerste instantie worden overweldigd door alles wat er in de ‘snoepwinkel’ te krijgen is. Medewerkers krijgen toegang tot Planner, Yammer, OneNote, Forms en nog veel meer. Het gevolg: verwarring. Iedereen probeert wat en na een tijdje ligt de helft van de tools stil.

Het alternatief is bewust faseren. Start bijvoorbeeld met Teams, SharePoint en OneDrive als basis voor communicatie en opslag. Introduceer daarna pas extra tools, wanneer duidelijk is dat ze echt waarde toevoegen. Daarbij is een onderscheid te maken tussen tools voor ‘’persoonlijke productiviteit’’ en samenwerkingstools: 

• Tools voor persoonlijke productiviteit zijn bijvoorbeeld To Do, OneNote en Copilot. Deze helpen de individuele gebruiker om zijn of haar werk te organiseren, en de keuze is aan hem/haar zelf om dit in te zetten. Je kunt deze tools introduceren door er over te communiceren of inspiratiesessies te organiseren.  
• Tools voor samenwerking zijn natuurlijk Teams en SharePoint, maar ook Planner, Yammer en de gedeelde OneNote zijn hier voorbeelden van. Deze tools gaan alleen vliegen als je samen besluit om ze te gebruiken. Voor de introductie van deze tools is meer afstemming en voorbereiding nodig. 

Door goed stil te staan bij de meerwaarde van een tool, de doelgroep die het dient een gefaseerde introductie, blijft de werkplek beheersbaar en krijgen medewerkers de kans om vertrouwd te raken met nieuwe werkwijzen. 

De rol van leiderschap

Optimaal benutten lukt alleen als leidinggevenden het goede voorbeeld geven. Als zij blijven mailen in plaats van chatten, of documenten op hun persoonlijke schijf bewaren, wordt het lastig om nieuwe afspraken te laten landen. Voorbeeldgedrag is dus een krachtige manier om gewenst gebruik te stimuleren.

Daarnaast is eigenaarschap belangrijk. Maak duidelijk wie verantwoordelijk is voor het maken en bewaken van werkafspraken. Dat voorkomt dat iedereen zijn eigen weg kiest en de digitale werkplek alsnog versnipperd raakt.

Samen werken aan optimaal gebruik

Optimaal benutten vraagt om samenwerking tussen ICT, gebruikers en leidinggevenden. ICT zorgt voor de techniek, maar de praktijk bepaalt wat echt werkt. Betrek daarom medewerkers vroeg in de keuzes. Vraag hen: wat heb jij nodig? Waar loop jij tegenaan?

Maak daarna afspraken die gedragen worden. En zorg dat er ruimte blijft voor evaluatie en aanpassing. Het gebruik van Microsoft 365 is geen eindstation, maar een proces waarin je steeds verder kunt verbeteren.

Optimaal benutten? Niet per se alles gebruiken.

Optimaal benutten betekent ook niet “alles gebruiken”. Het betekent: slim kiezen, doseren als het gaat om invoeren, en afstemmen op wat nodig is. Door te faseren, voorbeeldgedrag te stimuleren en eigenaarschap te organiseren, breng je structuur in plaats van complexiteit.

Wil je weten waarom adoptie daarbij geen eindfase is, maar al aan de voorkant begint? Lees dan ons andere blog: Adoptie is geen eindfase.