Over naar de cloud. Wat komt er zoal bij kijken; een verhaal uit de praktijk

Waarom deze corporatie de overstap maakte

Bij een corporatie met zo’n 200 medewerkers merkte men dat de ERP-oplossing van de leverancier op de eigen serveromgeving richting aan het einde van de levenscyclus was. In de ‘oude’ omgeving kwam er steeds minder nieuwe functionaliteit bij. Nieuwe ontwikkelingen werden vooral doorgevoerd in de cloud. De keuze was helder: overstappen of langzaam vastlopen.

Het ging concreet om drie systemen: het documentmanagementsysteem, de reparatieverzoekplanner en het ERP-systeem. Samen vormen die de kern van de bedrijfsvoering. De drie systemen zijn in afzonderlijke stappen overgezet, bewust niet in één keer.

Begin met een impactanalyse

De eerste stap die we zetten was een inventarisatie; samen met de leverancier. Wat heb je nu en wat is minimaal nodig voor de overstap? Dat leverde een helder onderscheid op tussen wat je op korte termijn moet doen en wat eventueel kan wachten tot later.

Aan de kant van de corporatie richtten we werkgroepen in met collega’s vanuit vastgoed, wonen, het klantcontactcentrum, bedrijfsvoering en financiën. Zo’n 45 medewerkers in totaal. Per werkgroep was helder wie wat deed en wanneer. Zo moesten alle koppelingen met andere systemen opnieuw worden ingericht en getest. Er was genoeg werk te verzetten.

In het project haakten we ook direct een communicatieadviseur vanuit de organisatie aan. Deze collega verzorgde onder meer via intranet regelmatig updates. Zo kon iedereen lezen wat er ging gebeuren.

Neem mensen mee vanaf het begin

De grootste onzekerheid bij medewerkers was: wat verandert er voor mij? Als ik maandag na de livegang binnenkom, ziet alles er dan anders uit?

Nee. De dagelijkse werkzaamheden bleven grotendeels hetzelfde. De technische basis veranderde, maar voor de medewerker was het verschil klein. De wijzigingen zaten in details: het aanmaken van brieven en mailings werkte anders en contactgegevens zoals telefoonnummers en e-mailadressen moesten op een nieuwe manier worden geregistreerd. Daarvoor organiseerden we gerichte trainingen waar mensen zich voor konden aanmelden.

Wat het meeste hielp: informeren, informeren, informeren, luisteren en bevragen. Bij elke stap plaatsten we een bericht op intranet. We herhaalden steeds het totaalplaatje en voegden het laatste nieuws toe. Die kracht van herhaling werkt. Wie het eerste bericht mist, pikt het volgende op. Maar ook: medewerkers bevragen naar hun informatiebehoeften, eventuele zorgen etc.

Ook de kerngebruikers uit de werkgroepen vervulden een belangrijke functie: zij hielpen collega’s in de eerste dagen. Samen met ondersteuning vanuit de leverancier en de eigen ICT-afdeling stond er een stevig vangnet klaar.

Betrek de leidinggevenden

Wat we ook vanaf het begin organiseerden: alle teammanagers individueel bijpraten en aanhaken. Over het project zelf, over wat het voor hun team betekent en wat zij konden doen om de eigen teams mee te nemen. Om maar wat te noemen: het systeem is een paar dagen niet beschikbaar. Hoe ga je daarmee om? Medewerkers die reparatieverzoeken afhandelen, hebben misschien tijdelijk pen en papier nodig. Bespreek dat vooraf met je team.

Die stap wordt makkelijk overgeslagen. Toch maakt het veel uit. Leidinggevenden die weten wat er speelt en dat bespreken met hun team, nemen veel onrust weg.

In stappen, zo houd je het behapbaar

We kozen voor een gefaseerde aanpak. Eerst het documentmanagementsysteem, dan de reparatieverzoekplanner en als laatste het ERP-systeem. Er zijn corporaties die alles in één keer doen. Dat kan ook, maar door het op te knippen houd je het behapbaar, zo was de gedachte in deze casus. Je leert van elke fase en je kunt bijsturen. Dat helpt ook om risico’s klein te houden: de werkgroepen testten elke fase grondig door voordat er iets live ging. Achteraf was het projectteam blij met die keuze.

Wat we wellicht anders hadden kunnen doen? Elk project kent leer- en verbeterpunten. In dit geval: eerder een definitief besluit nemen over extra functionaliteiten. We twijfelden of we die mee wilden nemen in de overstap. Dat leverde soms onnodig lang onduidelijkheid op. De tip: maak aan de voorkant een heldere keuze. Eerst de basis migreren, of toch functionaliteiten meenemen? Allebei kan. Maar kies tijdig en communiceer daar helder en direct over.

Ging er dan niks mis?

Gelukkig was er geen moment waarop we dachten: dit gaat de verkeerde kant op. Dat kwam vooral door een gedegen voorbereiding. De impactanalyse, de werkgroepen, de communicatie en het betrekken van leidinggevenden zorgden er samen voor dat het soepel verliep.

Natuurlijk was er wel spanning, zeker vlak voor de livegang. Maar dat hoort erbij. Een project waar je grip op hebt, voelt anders dan een project dat je overkomt.

Wat het opleverde

De corporatie is nu klaar voor de toekomst. Geen eigen servers meer om te beheren, minder afhankelijkheid van interne IT-capaciteit en een systeem dat meebeweegt met de leverancier. Voor medewerkers bleef het werk herkenbaar. De basis is nu stabieler en klaar voor verdere ontwikkeling.

Eén gedachte om mee te nemen

De overstap naar de cloud is geen doel op zich. Wel een logische stap als je vooruit wilt. Door het klein en beheersbaar te houden, houd je het overzicht. En door je collega’s tijdig en zorgvuldig mee te nemen, houd je de rust in de organisatie.

Wil je daar eens over sparren? Neem contact op, we denken graag mee. Of lees hoe je zorgt dat verandering beklijft na de livegang.