Veel projecten, geen overzicht. Herken je dat?

Eerst begrijpen, dan structureren

Het is verleidelijk om als programmamanager meteen te beginnen met plannen en structureren. Logisch ook, want de druk is hoog en iedereen wil resultaat zien. Maar het loont om eerst te luisteren.

Gesprekken voeren met de opdrachtgever, leidinggevenden, projectleiders en andere betrokkenen om te begrijpen: waarom is dit programma of project opgezet? Welk probleem probeer je op te lossen? Welke verandering wil je bereiken? Welke verwachtingen zijn er?

Pas als die vragen helder zijn, kun je de juiste structuur voorstellen die past bij de organisatie en het programma. Scope, governance, kaders: die volgen vanuit de organisatie, niet uit een template.

Governance die werkt op de werkvloer

Governance. Het woord roept beelden op van dikke documenten en eindeloze vergaderingen. Dat hoeft niet.

Houd het zo simpel mogelijk. Wie neemt welk besluit, op basis van welke informatie en wanneer? Het uitgangspunt is sturing en besluitvorming. Daarvoor heb je een heldere overlegstructuur, duidelijke rollen en korte rapportages nodig.

Begin met wat noodzakelijk is om te sturen. Blijkt uit de praktijk dat er iets mist? Voeg het toe. Omgekeerd werkt het niet: een heel bouwwerk optuigen en hopen dat het past.

Scope vasthouden als de druk toeneemt

De scope van een programma bepaal je inhoudelijk én strategisch. Hoe draagt het bij aan het doel van je organisatie? Welke projecten horen erbij en welke beleg je beter ergens anders?

Dat klinkt overzichtelijk aan de voorkant. Maar zodra de druk toeneemt, ontstaat de neiging om er “nog even iets bij te pakken”. Op dat moment helpt het om terug te grijpen naar de afgesproken criteria en kaders. Niet star, wel consequent. En als iets niet werkt zoals bedacht, stuur je bij.

Samen prioriteren, niet voor de ander beslissen

Prioritering werkt goed als het een transparant proces is volgens duidelijke criteria. Die criteria moeten breed bekend zijn. Op intranet, in de stuurgroep, bij leidinggevenden. Zodat iedereen weet op basis waarvan prioriteringskeuzes worden gemaakt. Het management prioriteert en de programmamanager begeleidt en faciliteert dat proces. Het maakt verschil als leidinggevenden de prioritering en keuzes actief uitdragen in de organisatie.

Een programma is geen groot project

Een vaak voorkomend misverstand is dat een programma een groot project is. Een project gaat over resultaat behalen, terwijl een programma een verandering ondersteunt.

Het biedt structuur en samenhang aan projecten. Het gaat over afhankelijkheden in de organisatie, samenhang tussen projecten en initiatieven, over draagvlak en adoptie.

Hoe dat er in de praktijk uitziet

In een recente opdracht was er geen overzicht van welke projecten bij het programma hoorden. Samen met de stuurgroep, met input vanuit de organisatie, bepaalde ik het doel en de scope. Daarna brachten wij in kaart wat er allemaal liep.

Dat leverde een lange lijst op: lopende projecten, wensen en ideeën. Die toetsten we aan de afgesproken criteria. Elke keer als de stuurgroep een besluit nam, communiceerden we dat helder met de rest van de organisatie. Op basis van heldere prioritering koos de stuurgroep de meest passende projecten met de meeste impact.

Het resultaat was voelbaar. Er was structuur, overzicht en sturing. Projecten werden helder afgerond, successen gevierd en de samenwerking in projecten werd zichtbaar effectiever en sterker.

Wat maakt een programma succesvol?

Steun van bovenaf is onmisbaar. Leidinggevenden die achter het programma staan en dat ook uitdragen. Betrokkenen die deze manier van werken omarmen en bereid zijn om anders samen te werken.

Maar steun alleen is niet genoeg. Communicatie, draagvlak en eigenaarschap zijn net zo hard nodig. Een programma dat alleen vanuit het management leeft, landt niet. Pas als leidinggevenden het actief uitdragen en medewerkers het eigenaarschap voelen, krijgt een programma vleugels.

Ik heb daar een rol in. Maar uiteindelijk maakt de organisatie het zelf waar. En dat houdt niet op bij een goed afgerond project en behaalde programmaresultaten. Het is een continu proces.

Eén gedachte om mee te nemen

Denk eens aan de initiatieven en projecten die nu in jouw organisatie lopen. Weet iedereen hoe ze samenhangen? Is er een duidelijke prioritering die breed gedragen wordt?

Als het antwoord nee is, begin dan niet met een plan. Begin met een gesprek. Soms helpt het om dat gesprek te voeren met iemand die het vaker heeft gedaan.

Wil je daar eens over sparren? Neem contact op, we denken graag mee.