Vastgoedinformatie als stille motor of veelkoppig monster

Wat vastgoedinformatie inhoudt

Vastgoedinformatie is alle informatie die direct gelieerd is aan het vastgoed, aan de stenen. Denk dan aan het type cv-ketel, het bouwjaar, de isolatiewaarde, de keuken, het schilderwerk, de tekening van de meterkast. Die informatie heb je nodig om je woningen te beheren, dat snapt iedereen. Dat je die informatie ook strategisch nodig hebt, is wat minder gemeengoed.

Bij corporaties gaat veel geld naar het onderhouden van de woningvoorraad. De basis waarop die investeringen rusten? Vastgoedinformatie. Ze bepaalt mede welke complexen je verduurzaamt, welke je verkoopt en welke je sloopt. Ze bepaalt welke onderhoudsbudgetten je vrijmaakt. Ze bepaalt of je grip hebt op je portefeuille.

Toch zie ik vaak dat vastgoedinformatie vooral als iets operationeels geldt. De informatie zelf verschilt niet, alleen werken meerdere niveaus en functies ermee. Waardoor er ook verschillende belangen meespelen. Daar zit precies de uitdaging.

Waarom het misgaat

De ERP- of basissystemen bij corporaties zijn ooit gebouwd voor verhuur en financiën. Daaromheen zijn in de loop der jaren expertsystemen ontstaan voor vastgoed: voor onderhoud, voor planmatig werk, voor energielabels, voor projecten, voor vastgoedsturing. En dan zijn er natuurlijk nog de Excels die collega’s zelf maken om hun werk te doen.

Daardoor ligt vastgoedinformatie vaak vast versnipperd over systemen, tekeningen en sheets. Wie weet dan nog wat de waarheid is? In welk systeem staat de juiste informatie? Welke Excel is de meest actuele?

Ik heb het letterlijk meegemaakt bij een corporatie. Zeven lijstjes met cv-installaties. Welke van die zeven klopte? Op alle zeven viel iets aan te merken. Uiteindelijk heb ik een keuze gemaakt: dit ene lijstje, de andere zes verdwijnen. Je moet ergens beginnen.

De verkeerde vraag

Wat ik in organisaties hoor, gaat meestal over welk lijstje en welk systeem klopt. Dat is een logische vraag, alleen is het vraag twee. Vraag één is anders, namelijk: welke informatie hebben we nodig om onze doelen te bereiken? Welke keuzes onderbouwen we met deze informatie? En dat op alle niveaus, strategisch, tactisch én operationeel.

Pas als die vragen helder zijn, volgt de vervolgvraag. Hebben we die informatie, weten we waar ze staat en is ze actueel, compleet en betrouwbaar?

Begin je bij vraag twee, dan ga je data opschonen zonder dat je weet waarvoor en voor wie. Dat lukt op zich, alleen kom ik dan vaak twee jaar later terug voor een herhaling. Zonde van de tijd en energie die er de eerste keer in zijn gestoken.

Bij Andersom hebben we daar een vaste vraag voor: welk probleem lossen we hier op? Die vraag voorkomt veel werk dat geen verschil maakt.

Eigenaarschap als ontbrekende schakel

Aan de vraag “welke informatie hebben we nodig” hangt een vervolgvraag vast die nog regelmatig uit beeld blijft: wie is daar eigenaar van?

Als informatie over allerlei systemen verspreid staat en allerlei collega’s die informatie wijzigen, moet iemand de integraliteit en betrouwbaarheid bewaken. In de praktijk is dat zelden goed georganiseerd. Het is van iedereen, dus van niemand.

Eigenaarschap betekent niet dat één persoon overal verantwoordelijk voor is. Het betekent dat helder is wie de signaalrol heeft. Wie ziet of de informatie nog klopt, wie aan de bel trekt als dat niet zo is en wie de spelregels bewaakt over hoe we nieuwe gegevens verwerken. Hoe je eigenaarschap structureel verankert, beschreven we eerder in een whitepaper.

De omgekeerde volgorde

Wat we vaak zien, is dat een traject rondom vastgoedinformatie start bij het systeem. Logisch, want daar zit de informatie in. Alleen werkt het zo niet.

De volgorde die wel werkt, draait dat om. Eerst de visie en het doel: waar stuur je als organisatie op, op ieder niveau, en waarom? Dan het datamodel: welke informatie hoort daarbij en hoe verhoudt die zich tot elkaar? Vervolgens de processen: wat betekent dat voor hoe we werken, wie wat invult en wie wat controleert? En tot slot de systemen: welke ondersteuning past daarbij?

Het systeem is volgend, niet het vertrekpunt. Wie het andersom doet, krijgt techniek die voor niemand werkt.

Een eerlijke disclaimer

Tot slot nog een misvatting in elke discussie over ‘data op orde’: 100% perfecte vastgoedinformatie bestaat niet. Dagelijks onderhoud aan de woningen en keuzes over de woning zorgen ervoor dat je gegevens al verouderen. Een mutatie met een nieuwe cv-ketel meldt de aannemer weken later. De corporatie verwerkt dit vervolgens in de systemen in de weken die daarop volgen. Maanden later komt het terug in de energielabels. Dat zijn in de praktijk de doorlooptijden.

Streven naar 100% is dus niet realistisch. Bewust kiezen welke informatie je betrouwbaar houdt en daarvoor de processen en het eigenaarschap organiseren, dat lukt wel. De rest accepteer je voor wat ze is.

Van veelkoppig monster naar stille motor

Dit type vraagstukken speelt regelmatig bij corporaties en zo pakken we ze bij Andersom op. Niet beginnen bij het systeem of bij een opschoonactie, maar bij de strategische vraag. Wat stuur je aan, welke informatie heb je daarvoor nodig en wie is waar eigenaar van? Daarna komen het datamodel, de processen en de systemen aan bod.

Zo verandert vastgoedinformatie van een veelkoppig monster in een stille motor onder je sturing. Niet alleen op orde, ook op orde blijvend.

Één vraag om mee te nemen

Welke besluiten heeft jouw corporatie het afgelopen jaar genomen op basis van vastgoedinformatie? En hoeveel vertrouwen had je in die informatie op het moment van besluiten?

Wil je daar eens over sparren? Neem contact op, we denken graag mee.