Wie op welke stoel zit, bepaalt of het project soepel loopt
In een project heeft iedereen een eigen stoel. De één adviseert, de ander besluit. En weer een ander voert dat besluit uit. Zodra collega’s op elkaars stoel gaan zitten, ontstaat ruis. Organisatieadviseur Cindy van Tongeren ziet dat vaak bij implementaties, en weet hoe je de rolverdeling weer helder krijgt. In deze blog vertelt ze waarom rolduidelijkheid vooral over vertrouwen gaat.
Wat er misging bij de implementatie
Een woningcorporatie werkte aan een nieuw systeem. Tijdens het project ontstond discussie over de inrichting van een werkproces. De functioneel beheerder merkte dat gebruikers twijfelden. Uit betrokkenheid koos hij zelf een alternatief en gaf opdracht dat in te richten. Ondertussen zei een afdelingsmanager tegen haar medewerkers dat ze de oude werkwijze voorlopig aanhielden, want zij twijfelde over de gekozen richting.
Niemand wist nog welke afspraak gold
De projectleider kwam erachter dat er verschillende boodschappen rondgingen. Gebruikers wisten niet meer welke afspraak gold. In vergaderingen kwam telkens opnieuw een besluit op tafel dat de stuurgroep al genomen had. En collega’s kozen de uitleg die hun het beste uitkwam. Het gevolg? Onduidelijkheid over wie waarvoor aan de lat stond, en vertraging in het project. De frustratie liep op, en het vertrouwen in de besluitvorming zakte.
Iedereen handelde met goede bedoelingen
Het opvallende: niemand had verkeerde bedoelingen. De functioneel beheerder nam een besluit, waar advies zijn rol was. De manager week af van een gezamenlijk projectbesluit. En gebruikers bepaalden zelf welke afspraak ze volgden. Daardoor vervaagde langzaam wie waarvoor aan de lat stond.
Terug naar de eigen stoel
Als Andersommer stap ik niet meteen in de inhoudelijke discussie. Ik kijk eerst naar het systeem achter het probleem. Op welke stoel zit iedereen? En waar is de rolverdeling onderweg vervaagd?
Samen met de betrokkenen zet ik de rollen weer op een rij. Een gebruiker brengt behoeften en praktijkervaring in, terwijl de functioneel beheerder daarover adviseert. De manager behartigt daarbij het belang van de eigen afdeling. De projectleider bewaakt de doelen en de samenhang. En de stuurgroep maakt de integrale afweging en hakt de knoop door.
Bezwaren vooraf, loyaliteit achteraf
Eén afspraak maakt het verschil. Bezwaren horen op tafel voordat een besluit valt. Daarna telt loyaliteit aan dat besluit. Een besluit hoeft niet ieders voorkeur te zijn. Het is wel ieders vertrekpunt.
Rolduidelijkheid draait om vertrouwen
Rolduidelijkheid gaat niet over macht. Het gaat over vertrouwen. Zit iedereen op de eigen stoel, dan ontstaat ruimte voor goed advies en zorgvuldige besluiten. En de uitvoering loopt soepeler. Collega’s trekken dan niet meer aan verantwoordelijkheden die niet van hen zijn. De energie komt terug op de juiste plek: samen bouwen aan de uitvoering van het besluit.
Zit bij jou iedereen op de eigen stoel?
Herken je de discussies die telkens opnieuw oplaaien, ook over besluiten die al genomen zijn? Kijk dan eens naar de stoelen. Wie adviseert, en wie hakt de knoop door? Vaak zit daar de ruis, en ligt daar ook de oplossing.
Benieuwd hoe je de rolverdeling in jouw project scherp houdt? Ga in gesprek met Andersom, we luisteren graag mee. Lees ook Weerstand, een vloek of een zegen? over weerstand rond besluiten.