Plak je proces op de muur en zie wat er echt gebeurt

Iedereen kent het proces, denkt iedereen

Vraag een team hoe het werk loopt en je krijgt een helder antwoord. “Wij weten heus wel hoe dit proces loopt”, hoorde ik laatst bij een opdracht. Dat geloof ik meteen. Iedereen kent zijn eigen stuk tot in detail.

Het schuurt bij de overdracht. Daar begint het beeld te wringen. Iemand denkt dat de buurafdeling een controle doet. De buurafdeling denkt precies hetzelfde, maar dan andersom. En omdat niemand het hele plaatje ziet, ontstaan er oordelen. Bij hen duurt het altijd zo lang. Zij leveren nooit compleet aan. Voor je het weet praat de organisatie in wij en zij.

De muur als spiegel

Daarom begin ik bij procesverbetering met het in beeld brengen van het werk zoals het nu loopt. Een grote rol papier aan de muur, een stapel geeltjes en het hele team erbij. Elke stap in het proces krijgt een eigen geeltje. Wie doet wat, en wat gebeurt er daarna?

Snel gaat dat niet. Het kost een dagdeel of meer, en het vraagt dat de juiste collega’s er allemaal bij zitten. Toch sla ik deze stap nooit over. Zonder dit beeld praat je later over een proces dat niemand echt kent.

Wat de geeltjes zichtbaar maken

Halverwege komen de eerste reacties. “Doe jij dat ook?” “Dat is dubbel.” En even later, met een lach: “We wisten dus niet precies wie wat deed.”

Dat moment vind ik het mooist. Er ontstaat geen discussie over wie het fout doet. Collega’s zien voor het eerst het hele plaatje, inclusief hun eigen plek daarin. Het gesprek verschuift van oordelen naar nieuwsgierigheid.

Van overzicht naar keuzes

Zodra dat overzicht er ligt, gaat het gesprek ergens over. Dubbele stappen komen boven tafel. Handelingen die ooit een doel dienden en nu niets meer toevoegen ook.

Pas als je weet hoe het werk echt loopt, zie je waar een systeem het beste ondersteunt. Past ons pakket nog bij deze manier van werken? Helpt een digitaal hulpmiddel hier, of lost het iets op dat we net hebben geschrapt? Mijn stelregel is simpel: digitaliseer niet wat je nog niet begrijpt.

De muur is niet het eindpunt

De geeltjes lossen het proces niet vanzelf op. Ze zorgen dat het team over dezelfde werkelijkheid praat. Daarna begint het echte werk. Keuzes maken over wat eruit gaat, en die afspraken ook volhouden.

Het helpt enorm als collega’s zich vrij voelen om eerlijk te zijn. Zonder die veiligheid blijven precies de stappen onbesproken waar het schuurt.

Je eigen rol in het geheel

Als dubbele controles en onnodige overdrachten eruit gaan, levert dat vaak tijd op. De winst in werkplezier merk ik vooral aan de sfeer.

De medewerker aan het begin van het proces begrijpt ineens waarom een collega verderop bepaalde informatie nodig heeft. Die collega krijgt zijn stuk compleet aangeleverd en hoeft niet meer na te bellen. Dat scheelt gedoe, en het maakt de samenwerking over afdelingen heen een stuk soepeler.

Eén stap om mee te beginnen

Kies eens één proces waar regelmatig vertraging of irritatie ontstaat. Zet de betrokken collega’s bij elkaar en plak de stappen op de muur. Nog even zonder oplossingen. Eerst samen zien wat er echt gebeurt.

Reken op een dagdeel, en op een paar verrassingen.

Meer over een vastgelopen proces samen weer vlot trekken lees je in Als een proces vastloopt, helpt samen kijken meer dan harder werken. Benieuwd hoe zo’n sessie er bij jullie uitziet? Neem contact op, we denken graag mee.