Als een proces vastloopt, helpt samen kijken meer dan harder werken
Een proces dat vastloopt, en overal collega’s die druk bezig zijn vanuit hun eigen hoek. Herkenbaar? Organisatieadviseur Cindy van Tongeren zag hoe een proces stil kwam te liggen, en hoe één gesprek het weer vlot trok. In deze blog vertelt ze waarom een keten pas soepel loopt als collega’s begrijpen hoe hun werk samenhangt.
Het moment waarop alles gewoon door moet lopen
Het nieuwe systeem draaide en de livegang was achter de rug. Juist in het dagelijkse werk liep het prolongatieproces vast, het proces achter de maandelijkse huur. De batches draaiden niet meer, en op meerdere afdelingen kwam het werk stil te liggen. De eerste reacties gingen over het eigen deel. Gebruikers dachten aan een systeemfout, terwijl de techniek keek hoe en waar de taak was uitgevoerd.
Iedereen druk, niemand met overzicht
Elke collega werkte hard vanuit de eigen verantwoordelijkheid. Alleen had niemand zicht op het geheel. Zo ontstonden aannames en frustratie. De één vermoedde een gebruikersfout, de ander een technisch defect. En het werk voor steeds meer collega’s liep verder vast.
Samen door het proces lopen
Op dat punt schoof ik als Andersommer aan. In plaats van ieder vanuit de eigen rol verder te laten zoeken, zette ik alle betrokkenen bij elkaar. Het doel was simpel: samen stap voor stap door het proces lopen. Wie doet wat, welke stap volgt op welke, en hoe komt het uiteindelijk samen? En welke informatie heeft een collega nodig om verder te komen?
Wat er aan tafel gebeurde
Tijdens dat gesprek zag ik iets opvallends. De betrokkenen hadden ieder een ander beeld van het proces. Door elkaars werk te zien, ontstond een helder beeld. Wat eerst één groot probleem leek, bleek een optelsom van kleinere oorzaken. Twijfel bij gebruikers en te weinig houvast in het systeem speelden mee, en ook de techniek had een aandeel.
Van ‘mijn taak’ naar ‘ons proces’
Door letterlijk naast elkaar te zitten, ontstond begrip voor elkaars werkelijkheid. Collega’s zagen welke gevolgen hun handelingen hadden verderop in de keten. De focus verschoof van de eigen taak naar het gezamenlijke proces. Waar de techniek daadwerkelijk het probleem was, loste het team dat op. En misschien nog belangrijker: het gesprek tussen de betrokkenen kwam weer op gang.
Waar verbetering echt begint
Een ketenproces verbetert zelden door harder werken op het eigen eiland. De winst zit in begrip: snappen hoe jouw werk samenhangt met dat van een ander. Juist dan ontstaat eigenaarschap, en gaat het werk merkbaar soepeler.
Werken jouw afdelingen langs elkaar heen?
Loopt bij jou een proces vast, en zit iedereen vooral op het eigen eiland? Begin dan eens met de simpelste vraag: wat is hier nu aan de hand? Zet de betrokkenen zonder oordeel bij elkaar en laat ze naar elkaar luisteren. Vaak ligt daar het begin van de oplossing.
Benieuwd hoe je die samenwerking op gang brengt? Ga in gesprek met Andersom, we denken graag mee. Lees ook Na de livegang begint het pas over samenwerken na een implementatie.