Waar moet je vanuit I&A op letten bij de jaarlijkse begroting?

Het is weer begrotingstijd en dat zijn doorgaans drukke en spannende tijden. Dat geldt ook voor I&A- of ICT-afdelingen. Zeker wanneer de ICT-uitgaven zelfs in deze tijd nog altijd als kostenpost worden gezien in plaats van een investeringskans. Om jou een handje te helpen bij het jaarlijkse gesprek hebben we een reeks handige begrotingsvragen en -overwegingen opgesteld.

Prioritering

Om te beginnen is automatiseren en digitaal transformeren een kwestie van keuzes maken. Je kunt nou eenmaal niet alles hebben. Bovendien is digitaal transformeren een traject van jaren (als het al ooit stopt) en kunnen de overgebleven doelen simpelweg niet in één jaar worden gerealiseerd. Het meerjaren I&A-plan moet dan ook logischerwijs in de jaarlijkse budgetten worden vertaald. In het gunstigste geval kent jouw organisatie ten aanzien van budgettering een bottom-up benadering. Stel jezelf hierbij onder meer de volgende vragen :

• Wat zijn de plannen voor de komende jaren?
• Welke kosten zijn hiermee gemoeid en wie is daar verantwoordelijke voor?
• Gaan of blijven we met meerdere systemen werken, of geïntegreerd in één systeem?
• Gaan we, zoals steeds meer woningcorporaties, geheel of gedeeltelijk naar de cloud, of blijven we on-premise werken?
• Wat doen we in eigen beheer en wat besteden we uit?
• Welke kosten moeten we budgetteren voor training van medewerkers (digitale adoptie)?
• Welke kosten zijn voor andere afdelingen? Sommige applicaties worden immers alleen door bepaalde afdelingen/bedrijfsonderdelen gebruikt, dus is het logisch dat zij die kosten mede dragen. De financiële ruimte die hierdoor ontstaat, kan I&A gebruiken voor bijvoorbeeld nieuwe initiatieven c.q. innovatie.
• Is er voldoende gebudgetteerd voor security dat steeds belangrijker wordt?
• Is het eventueel verbeteren van datakwaliteit ook begroot? Daar gaat namelijk ook tijd en geld in zitten.
• Heb je aan diverse budgetscenario’s gedacht om de reactiesnelheid van budgettering te verhogen?

Stakeholdermanagement

Volgt jouw organisatie daarentegen een top-down beleid en wordt het I&A-budget eenzijdig door de directie bepaald, dan is het zaak om de bij de diverse afdelingen opgehaalde budgetvoorstellen tijdig intern te ‘verkopen’. Als I&A-afdelingen heb je immers veel meer zicht op het belang en de mogelijkheden van digitalisering dan je directie. Neem in die gesprekken meteen mee dat budgetteren op basis van een percentage meer of minder dan het jaar ervoor echt niet meer kan. Althans, als je als organisatie digitaal echt stappen wilt maken. Een cursus stakeholdermanagement is in dit kader zeker een overweging. Iemand verwoordde dat heel treffend als volgt: ‘Ik ga pas een plan schrijven op het moment dat ik weet dat ik er goedkeuring voor heb.’

I&A-manager als ICT-strateeg

Probeer als manager I&A de rol van (ICT-)strateeg aan te nemen. Daar bedoelen we mee dat je stuurt op de ICT-roadmap naar de toekomst, digitale innovaties ondersteunt en actief kostenmanagement voert. Dat laatste niet in de laatste plaats om effecten van activiteiten uit de ICT-roadmap te meten en snel te kunnen bijsturen als er nieuwe mogelijkheden ontstaan. Het geeft je als I&A-manager de kans om, in nauwe samenwerking met de business, de rol van “trusted business partner” te verwerven door te laten zien dat de ICT-afdeling in staat is om een cruciale bijdrage te leveren aan de digitale transformatie van jouw organisatie. En: die digitale transformatie is geen doel op zich, het is een essentiële beweging om de doelen van de organisatie nu en morgen te kunnen blijven ondersteunen.