Nieuw IT-systeem selecteren? Je staat er niet alleen voor

Wat dat precies inhoudt? In elk geval niet dat wij voor klanten gaan bepalen welk concreet systeem er in huis wordt gehaald. Wat we onder andere wél doen, is ervoor zorgen dat de juiste match tussen leverancier en klant tot stand komt. Maar daarmee ben je er nog niet.

Uiteenlopende belangen en behoeftes

Een van de eerste vragen die we klanten stellen is waarom het bestaande IT-systeem niet meer voldoet. Een andere zeer relevante vraag in deze fase is of er een volledig nieuw systeem moet komen, of dat aanpassing van het bestaande (landschap) ook zou voldoen. Het antwoord op die vragen is sterk afhankelijk van wie de vraag beantwoordt. IT-medewerkers hebben immers een andere invalshoek dan de gebruikers. Die laatste groep is bovendien in de meeste gevallen erg heterogeen van samenstelling, dus ook zij hebben weer variërende behoeften en belangen. En dan kijkt het management er ook vaak nog eens op hun eigen manier tegenaan.

Rol OR en toezichthouders

Om ervoor te zorgen dat al die verschillende belangen en wensen in de klantorganisatie aandacht krijgen en in balans worden gebracht, stellen we al in een vroeg stadium een werkgroep samen met vertegenwoordigers uit alle geledingen van de klantorganisatie. Last but not least moet er ook richting toezichthouders, zoals een RvT of RvC, en zeker richting medezeggenschapsorganen een lijntje worden opengehouden. De OR heeft namelijk in veel gevallen een niet-bindend adviesrecht bij dit soort ingrijpende trajecten (zeker als er organisatorische impact is, bijvoorbeeld op processen). Nog voordat er leveranciers worden uitgenodigd, bespreken we doorgaans eerst de (vaak te hoog gespannen) verwachtingen ten aanzien van het nieuwe IT-systeem.

Reële verwachtingen

Zo wordt vrij vaak ten onrechte gedacht dat met dat systeem alle problemen in één klap voorbij zijn. Bovendien duurt die ‘klap’ al snel meer dan een jaar om helemaal aan de nieuwe werkwijze te wennen en de vruchten te gaan plukken. Juist daarom hebben we volop aandacht voor de impact van een nieuw systeem op gebruikers en processen. Mede om die reden moet iedereen zich ook realiseren wat je als organisatie en medewerkers het jaar van de implementatie vooral ook niet kunt doen. Zodra de organisatie haar visie, kaders en alle criteria heeft geformuleerd, kunnen er leveranciers worden uitgenodigd. Daarbij besteden we ook aandacht aan de rol van de leverancier in het adoptieproces.

Juiste klik met IT-leverancier

Bij voorkeur brengen we onze klant in contact met referenties in het netwerk. Zowel positieve als negatieve ervaringen van andere organisaties komen van pas. Hoewel je onze rol als intermediair in selectietrajecten kunt vergelijken met die van een makelaar bij woningen, is er ook een duidelijk verschil. In tegenstelling tot een makelaar stimuleren wij juist het contact tussen klant en leverancier. Je gaat namelijk een partnership aan voor jaren en dan is een goede klik cruciaal. Des te beter je elkaar leert kennen, des te beter je kunt onderzoeken of je bij elkaar past.

Overweegt jouw organisatie een nieuw IT-systeem te kiezen en te implementeren? Of zit je er al midden in en wil je erover klankborden? Neem dan gerust contact met ons op.