Transities: we doen het samen of we doen het niet

Vanaf het moment dat wij worden ingeschakeld om verandertrajecten in goede banen te leiden, zijn de verwachtingen vaak hooggespannen. Dat vinden we volkomen normaal en daar kunnen we prima mee omgaan. Ook wij hebben verwachtingen, bijvoorbeeld van de opdrachtgever. Zoals het beschikbaar stellen van voldoende tijd en capaciteit van de organisatie. Maar er komt veel meer bij kijken, zoals besluitvaardigheid en vertrouwen.

Valkuilen

Over het nut van een gedegen voorbereiding, een duidelijke stip aan de horizon en de noodzaak van urgentie bij organisatieveranderingen hebben we in eerdere blogs voldoende gezegd. Bestuurders c.q. directies hebben bij transities echter zo hun eigen valkuilen. Dan is er bijvoorbeeld wel urgentie om te veranderen, maar is de stip aan de horizon nog niet concreet genoeg. Of is de stip er wel maar ontbreekt de urgentie. ‘Daar hebben we jullie toch voor ingehuurd’ is een veelgehoorde reactie die we in zulke gevallen krijgen.

Andere dynamiek

Om de verwachtingen alsnog helder te krijgen, helpen we bestuurders/directies dus soms om de doelen alsnog aan te scherpen en knopen door te hakken. Is een project eenmaal in gang gezet, dan wordt juist van hen verwacht dat ze een stapje terug doen. Zorgen voor besluitvorming is vanaf dat moment namelijk de rol van de (interne) projectleider. Het leiden van een bedrijf is wat anders dan het leiden van een project. Projectmatig werken kent een heel andere dynamiek dan het dagelijkse werk. Projectgroepen en projectteams zijn in hoge mate zelfregulerend, of moeten zich daarin ontwikkelen. In beide gevallen zal het bestuur de operationele besluitvorming grotendeels uit handen moeten geven aan de opdrachtgever van het project, al dan niet via een stuurgroep. Dat is niet altijd makkelijk en daar hebben we ook alle begrip voor. Belangrijk is dan om elkaar daarin scherp te houden. Je hebt elkaar nodig.

‘Indringers’

Feit is wel dat een projectleider, en daarmee het projectteam, alleen kan functioneren wanneer hij of zij het mandaat en vertrouwen heeft van het bestuur. Anderzijds moet het bestuur ook ons als externen volledig vertrouwen en ons op basis van gelijkwaardigheid ons werk laten doen. Hoe spannend die stap wellicht ook is. Want wat bij het verstrekken van de opdracht lang niet altijd wordt gerealiseerd is de impact van het feit dat wij het domein, en daarmee de comfort zone, van de organisatie ‘binnendringen’. Daarbij leggen we indien nodig de vinger op de zere plek en dat kan confronterend zijn.

Kwetsbaarheid

Die kwetsbaarheid is echter wel nodig om verder te komen en is in wezen onderdeel van het benodigde draagvlak. Faciliteren als opdrachtgever gaat in de praktijk dus een stuk verder dan resources vrijmaken. Je kunt het vergelijken met een profvoetballer die tijdelijk door een club wordt gehuurd. Om optimaal te kunnen presteren mag hij een ingespeeld en gemotiveerd team verwachten. En dat er een coach staat die de strategie en tactiek duidelijk maakt en iedereen vertelt wat zijn of haar taak is. Als dat allemaal op orde is, kan het balletje – ook bij onze dienstverlening – pas echt gaan rollen.