Continu verbeteren mogelijk maken

Sinds 2017 werken Erik en Karen bij de Alliantie aan het optimaliseren en rationaliseren van primaire processen. Inmiddels zijn er veel verbeteringen doorgevoerd en is er parallel gewerkt aan een manier van werken die de organisatie in staat stelt om sneller en beter in te spelen op veranderende behoeftes. Zo maken we de organisatie wendbaarder.

Woningcorporatie de Alliantie verhuurt, onderhoudt, bouwt en verkoopt 53.000 woningen in de regio’s Amsterdam, Almere, Amersfoort en Gooi en Vechtstreek. De huidige organisatie is tot stand gekomen doordat vier woningcorporaties in 2006 met elkaar fuseerden. De Alliantie opereert nog altijd in de gebieden van de vier voormalige woningbouwcorporaties, maar nu onder één vlag. De regiotakken maken daarbij gebruik van één centrale, ondersteunende organisatie.

Structureel verbeteren van processen
De laatste jaren is gewerkt aan uniformering en verbetering van processen. Er zijn belangrijke verbeteringen doorgevoerd, maar de to-do lijst bleef en groeide. De vraag aan ons: help ons met het structureel verbeteren van processen die nu suboptimaal werken.
We zijn met die uitdaging aan de slag gegaan door de verbeterpunten in kaart te brengen en uit te werken in (mini) business cases met een ‘zakelijke rechtvaardiging’ om de punten op te pakken. Daarvoor hebben we, samen met proceseigenaren, verbetervoorstellen geconcretiseerd en mogelijke opbrengsten benoemd. Proceseigenaren hebben deze verbetervoorstellen vervolgens geprioriteerd, hierin stond het verhogen van klant- en medewerkerstevredenheid centraal.
De volgende uitdaging was om de (mini) business cases daadwerkelijk in gang te zetten.

Hernieuwde energie
Dat lukte niet in alle gevallen. De reden: voor proceseigenaren was niet altijd duidelijk wat er vanuit hun rol van hen werd verwacht. Daarnaast ontbrak in sommige gevallen het mandaat voor de proceseigenaren. We zijn daarop het gesprek aangegaan over rollen en verwachtingen, Het perspectief op helderheid in hun rol resulteerde direct in rust en ruimte bij de proceseigenaren. Zo ontstond hernieuwde energie om met de business cases aan de slag te gaan.

Parallel aan het oplossen van (mini) business cases zijn we aan de slag met het opnieuw inrichten van procesverbetering. Daarbij hebben we veel aandacht besteed aan de rol van de proceseigenaar. Door gebruik te maken van principes van agile werken en het toepassen van methodes als scrum, hebben we de organisatie samen met de proceseigenaren stap voor stap ‘veranderklaar’ gemaakt met als doel de Alliantie in staat stellen snel in te spelen op veranderende behoeftes en omstandigheden. Met betere communicatielijnen, proceseigenaren die weten wat er van hen verwacht wordt, teams die elkaar sneller vinden en zaken die sneller op de juiste plek worden belegd. Kortom: meer lucht, meer energie en klaar voor de toekomst.

Erik en Karen over deze opdracht voor de Alliantie:
“De Alliantie is een prachtige organisatie, waar mensen met passie werken. Het geeft ons veel energie dat we hen hebben kunnen helpen, door met een frisse blik te kijken naar soms lange en slepende zaken, om de organisatie echt verder te brengen. De combinatie tussen concrete resultaten boeken en nieuw perspectief bieden werkte goed. Daarmee hebben we continue blijven verbeteren gefaciliteerd.”

Maud Hoezen van de Alliantie over de samenwerking met Andersom:
“Het programma GONXT heeft de organisatie, en de proceseigenaren in het bijzonder, in beweging gebracht. De ingrediënten van GONXT waren natuurlijk een gedegen aanpak, maar vooral ook aandacht voor de mensen die het verschil maken en humor als motor. Andersom helpt ons continu verbeteren een vaste plaats te geven in onze bedrijfsvoering.”