Wooncompagnie pakt ‘het verhaal dat eronder zit’ aan
Wooncompagnie zorgt samen met hun bewoners en partners voor fijne buurten met voldoende woonaanbod voor mensen met weinig koopkracht. Om de ambities van de woningcorporatie waar te maken is een goedlopende interne organisatie essentieel. Andersom begeleidde de woningcorporatie daarom onder meer in een verbetertraject van het cluster Support. Directeur-bestuurder Stefan van Schaik: “Andersom legde de focus op onze mensen en hun wil om het samen goed te doen. We kunnen nu voortbouwen op een stevige basis.”
In 2022 startte Wooncompagnie met de servicedesk, een eerstelijnssupportafdeling voor de rest van de interne organisatie. De afdeling is onderdeel van het cluster Support. Het is het loket voor alle vragen over ondersteunende zaken zoals informatisering & automatisering (I&A), facilitaire diensten en procesondersteuning. Hiervoor werd het werk binnen het cluster op een andere manier georganiseerd en uitgevoerd. Dat legde een aantal knelpunten bloot.
De onderstroom
Directeur-bestuurder Stefan van Schaik: “De werkdruk binnen het cluster was hoog en de samenwerking tussen de teams verliep niet goed. Ook het werkplezier daalde. Dat sijpelt door in de organisatie, ook in het primaire proces. We vroegen Nienke en Caroline van Andersom om ons te begeleiden in een verbetertraject. Andersom kijkt niet alleen wat er nodig is in de zogenaamde bovenstroom. Natuurlijk is de wijze van organiseren belangrijk en moet de basis daarin op orde zijn. Maar minstens zo belangrijk is de onderstroom, het echte verhaal dat eronder zit. Binnen de teams was er ongemak ten koste van het werkplezier.”
Rollen, taken en acceptatie
Wooncompagnie is een harmonieus bedrijf. De medewerkers willen graag samenwerken en het goed doen. Ze zorgen voor elkaar, maar dit leidt niet automatisch tot het beste resultaat. Uit interviews met de medewerkers bleek dat het niet altijd duidelijk was wie welke rol en taak had. Samen met de teams keek Andersom wie welk werk doet. Een onderdeel was het accepteren dat taken verschoven zijn. Bijvoorbeeld dat iemand van de servicedesk meer inhoudelijke ondersteuning biedt, zoals uitleg geven over een nieuwe laptop.
Veiligheid en gezamenlijke taal
De teams keken ook naar hoe ze het werk met elkaar doen. Stefan: “Andersom heeft heel goed gefocust op de mensen. Caroline en Nienke waren altijd dichtbij, betrokken en aanspreekbaar. Ze creëerden veiligheid en vonden de juiste woorden als ze voelden dat iets niet goed vloeide. Ze hebben de medewerkers instrumenten aangereikt, in sessies met elkaar geoefend en hen geleerd door te vragen. Binnen de teams, en ook over teamgrenzen heen, praten de medewerkers nu makkelijker met elkaar. Ze hebben een gezamenlijke taal ontwikkeld en eigen gemaakt. Samen krijgen ze het werk nu soepeler voor elkaar.”
Het resultaat: anders doen, verbinding, werkplezier
Andersom heeft de mensen weer in beweging gezet. Stefan: “Ik had er een hard hoofd in of je een cultuuromslag kunt bereiken met dezelfde mensen. Het heeft me verrast hoe snel het soepeler ging lopen. De teams nemen eigenaarschap, pakken het werk samen op. Als oud gedrag terugkomt, spreken ze elkaar erop aan op een constructieve manier; ‘we hebben toch dit en dit met elkaar afgesproken?’. Ze zijn zich bewust van hun valkuilen. Ze luisteren echt naar elkaar en stralen weer werkplezier uit. Er zit veel ontspanning in, dat is voelbaar op de werkvloer.”
Invloed op primaire proces
Het contact met het primaire proces is inmiddels veel beter geeft Stefan aan. “Stond cluster Support eerst bij wijze van spreken met de rug naar het primaire proces toe, nu tonen ze hun gezicht. Klaar om vragen aan te nemen. Vanuit het primaire proces wordt dat bevestigd. Uitspraken als ‘Ze hebben tijd voor ons’, ‘Er is meer aandacht, wat fijn!’, hoor ik regelmatig. Er is meer verbinding, de samenwerking verloopt soepeler en fijner. Dat heeft direct invloed op onze klanten.”
Apetrots op teams
De basisinrichting staat stevig. Daarop bouwt Wooncompagnie voort. Om de verbinding te behouden hebben de coördinatoren van de teams binnen cluster Support samen een weekstart. Zo kunnen de afdelingen snel en op tijd reageren als er ergens iets speelt. En twee keer per jaar is er een Supportdag met thema’s die de teams samen willen onderzoeken. De ambitie binnen het cluster groeit. Stefan: “De veranderbereidheid zit in onze mensen en organisatie. We willen het met elkaar elke dag een beetje beter doen. Ik ben apetrots. De teams hebben het écht met elkaar gedaan!”