Feedforward als motor voor goede samenwerking en dienstverlening

Tijdens Corporatieplein, een vakbeurs voor woningcorporaties, verlootten we een workshop feedback geven. Of eigenlijk moeten we zeggen: feedforward (input, met het oog op de toekomst). Woonstad Rotterdam won die prijs en vroeg ons direct of we niet één maar zes trainingen wilden geven. In het kader van talentontwikkeling stond het thema namelijk al op de agenda van Woonstad. Kwam dat even mooi uit.

Feedforward geven en ontvangen is een middel om (team)ontwikkeling te stimuleren. Door feedforward in te bedden in een organisatie, verbetert de onderlinge communicatie en samenwerking, waardoor je als team en uiteindelijk als organisatie meer bereikt. Of zoals een van de cursisten het mooi verwoordde: “Feedforward leren geven is leuk en leerzaam en helpt om het onbesprokene bespreekbaar te maken.” Tot zover de theorie.

Niemand is hetzelfde gebakken, dat is misschien wel het belangrijkste uitgangspunt van onze workshop feedforward. Om meer begrip te krijgen voor elkaar en elkaars gedrag, leggen we in de workshop daarom de link met Management Drives, een tool die inzicht geeft in drijfveren en het bijbehorende gedrag. Want als je weet welke ‘kleur’ iemand heeft, kan je zijn of haar gedrag beter plaatsen. Bovendien helpt het medewerkers om hun eigen gedrag beter te begrijpen. Ook niet onbelangrijk.

Zo focust iemand met een overwegend ‘groene drijfveer’ zich op goede onderlinge relaties, terwijl een ‘oranje drijfveer’ meer focust op resultaat. Om verder te komen, is het heel waardevol om dat van elkaar te weten en te leren van elkaars drijfveren. Woonstad Rotterdam werkte al met Management Drives, waardoor we direct aan de slag konden. We bespraken de verschillende ‘drives’ en daagden de deelnemers vervolgens uit om feedforward te geven en daarbij rekening te houden met de ‘kleur’ van iemand anders.

Omdat feedforward geven bij Woonstad, net als bij veel organisaties, nog geen tweede natuur is, hebben we gekozen voor een luchtige en leuke aanpak. We wisselden theorie, filmpjes en oefeningen af waarbij de deelnemers veel in beweging waren, ook fysiek. Dit zorgde voor een veilige en ontspannen omgeving waar ruimte was om de diepte in te gaan, maar ook ruimte voor een lach en deelnemers bovenal echt contact met elkaar maakten.

Door het geven van feedforward te oefenen en ook stil te staan bij het ontvangen ervan, hebben we de Woonstad medewerkers in de workshop al met al laten ervaren wat feedforward doet, hoe je leert van dat wat al goed gaat, maar nog beter kan. Het bleek een eye opener. “Ik ga normaal gesproken gewoon door en sta er eigenlijk helemaal niet stil bij dat wat wel en niet goed gaat,” zei een van de medewerkers van Woonstad na afloop van de workshop. Zonde, want juist in die feedforward-momenten zit veel waardevolle informatie.

Uiteindelijk is het geven van feedforward iets wat alleen werkt als het is ingebed in je organisatie. Het is belangrijk om feedforward geven (en ontvangen) op te nemen in de organisatiestructuur. Dit kan in werkoverleggen, voortgangsgesprekken, maar ook op plekken zoals intranet. Maak het onderdeel van een routine. Door dit te benadrukken en mee te denken over deze inbedding, is feedforward geven en ontvangen inmiddels de standaard bij de afdeling verhuur van Woonstad Rotterdam.

“Wat ons opviel was de bereidheid om met het onderwerp aan de slag te gaan. En daarnaast is er veel humor aanwezig in de groepen. Dat gaf ons de ruimte om met veel plezier met de groepen te werken. En ze te laten ervaren hoe je feedforward en Management Drives kan combineren. Een krachtige en waardevolle combinatie.”

“Andersom is er iedere sessie in geslaagd om, op een hele natuurlijke en laagdrempelige manier het geven van feedforward in de groepen te bespreken en te oefenen. Door de koppeling te leggen met de Management Drives-profielen van de teamleden, vielen veel kwartjes. Er ontstond begrip en het gaf aanknopingspunten om zinvolle (inhoudelijke) gesprekken met elkaar te kunnen voeren. De trainingen vormen zo een mooie basis om in de teams verder te werken aan de optimalisering van samenwerking en dienstverlening.”