Programmamanagement ‘Beveland Wonen Bouwt door’ zorgt voor positieve resultaten

Woningcorporatie Beveland Wonen ontstond uit een fusie in 2020, in coronatijd. Fuseren terwijl iedereen vanuit huis moet gaan samenwerken had veel gevolgen. Er speelde veel, er waren heel veel plannen, maar de implementatie van die plannen bleef achter. Robert de Ridder, Manager Vastgoed legt uit: “We merkten dat we intern, onder andere op het gebied van vastgoed, zaken niet op orde hadden. We besloten een programma op te zetten, omdat verschillende projecten met elkaar verbonden zijn en overzicht nodig was. Maar al snel kwamen we erachter dat we hulp nodig hadden, omdat er in onze organisatie niet voldoende capaciteit voor was. Andersom kenden we vanuit een samenwerking aan het ICT-project ‘werken in de cloud’. Dat was ons goed bevallen, dus vroegen we Katarina Muzsikova, organisatieadviseur bij Andersom, voor het ontwikkelen van programmamanagement.”

Zoveel plannen: overzicht en kaders
Zoals altijd startte Andersom met gesprekken; eerst achterhalen wat er speelt boven water en begrijpen welk probleem er onder water zit. Katarina: “Er waren veel projecten buiten de reguliere werkzaamheden om. Het overzicht ontbrak en er waren geen kaders voor wat wel en niet onder het programma viel. Ook bijvoorbeeld rollen en verantwoordelijkheden in een project waren niet helder. Structuur, en een duidelijke projectaanpak waren nodig, zodat ook in de toekomst de ambities van Beveland Wonen haalbaar zijn.”

Structuur aanbrengen
In de eerste fase lag de focus op inventariseren, analyseren en structuur aanbrengen. Er werd gekozen voor projectmatig werken. Robert: “Het is een andere manier van werken dan we gewend waren. Dat heeft veel impact op de organisatie. Omdat er veel ging veranderen en het alle lagen van de organisatie raakte, zijn we gestart met een stuurgroep waarin alle leidinggevenden zitten. Naast een inventarisatie van alle projecten, hebben we onder meer bepaald hoe we voortaan prioriteiten vaststellen, wat de criteria zijn voor een project en wanneer het onder het programma ‘Beveland Wonen Bouwt door’ valt.”

Zorgen voor capaciteit
Een belangrijk aspect was de ontwikkeling van een methode om te kunnen zien welke capaciteit afdelingen hebben om projecten uit te voeren naast het reguliere werk. Robert: “Als je een plan projectmatig wilt aanvliegen, moet je ook de capaciteit ervoor organiseren. De ruimte die iemands rol vraagt moet je serieus nemen, zodat diegene op een gezonde manier kan werken. Dat houdt de organisatie fit.” Op ons intranet kan iedere medewerker zien welke projecten er lopen en wie erbij betrokken zijn. Leidinggevenden houden in een dashboard bij welke capaciteit er in de teams beschikbaar is.

Informeren, meenemen en opleiden
Structuur aanbrengen in de programma-aanpak is een ding, de introductie van projectmatig werken een tweede. Robert: “Dat gaat niet zonder slag of stoot. Voor veel medewerkers was het in het begin niet duidelijk wat het voor hen betekent en wat er van hen verwacht wordt. Via personeelsbijeenkomsten, het intranet en een dashboard met projecten besteedden we veel aandacht aan het programma en de projectmatige aanvliegroute met bijbehorende middelen. Dat blijven we doen. Door mensen goed te informeren en mee te nemen tijdens het proces is het echt gaan leven. Het zijn geen speeltjes, maar middelen die we echt nodig hebben om ons werk goed te kunnen doen. Ook heeft iedereen een training ‘projectmatig werken’ kunnen volgen.”

Flowcharts met heldere processen
Andersom heeft met de stuurgroep onder andere heldere processen en rolbeschrijvingen gemaakt. Robert: “Via kaarten met zogenaamde flowcharts zie je gemakkelijk hoe we prioriteiten stellen, wat de criteria zijn van een project, wanneer het onder het programma ‘Beveland Wonen Bouwt door’ valt, welke rollen er zijn en wat die inhouden. Als iemand bijvoorbeeld projectleider wordt, wat zijn daarvoor de criteria en gewenste capaciteiten, welke kennis en kunde moet diegene hebben, enzovoort. Dat betekent dat iedereen nog steeds een idee voor een project kan aandragen, maar niet automatisch meer de projectleider wordt.”

Vooraf nadenken met projectkaart
Het gebruik van de projectkaart maakt een wezenlijk verschil in de aanpak van de projecten. Voordat nu een project kan worden gestart, moet een projectkaart worden ingevuld. Dit betekent dat je aan de voorkant al veel scherper in beeld krijgt wat het doel en het gewenste resultaat is. Het geeft snel inzicht of de opdracht duidelijk is en of iedereen op één lijn zit. Je ziet het belang van het project, de capaciteit die nodig is en of de scope afgebakend is. Robert: “In het begin leefde het gevoel dat er extra werk bij kwam, maar al snel ervoeren medewerkers dat we stappen maakten. Inmiddels hebben we al veel achterstallige projecten met onze nieuwe aanpak afgerond. We hebben alle tools die we nodig hebben om het goed te kunnen doen. We moeten het scherp houden.”

Vaardigheden toepassen in dagelijks werk
Robert blikt tevreden terug op het traject dat Beveland Wonen met Andersom doorliep. “Katarina heeft het programmamanagement goed op poten gezet. Nu gaan we het verder inbedden. We moesten de projectmatige aanpak in ons systeem krijgen. Maar zo gestructureerd werken, aan de voorkant veel scherper nadenken over het doel en het gewenste resultaat, en de ogen letterlijk openhouden… Dat heeft ons echt geholpen. Medewerkers gebruiken de aangeleerde vaardigheden nu ook in hun reguliere werk. Als wij onze zaken beter op orde hebben, worden onze huurders er uiteindelijk ook beter van.”

Belangrijke tips bij de opzet van een programma
Robert heeft enkele tips voor organisaties die te maken hebben met dezelfde soort uitdagingen als Beveland Wonen. “Zijn er zoveel plannen en projecten dat je door de bomen het bos niet meer ziet? Dan kan een programma helderheid scheppen, mits je de aanpak goed structureert.”

• Een projectmatige aanvliegroute werkt. Het maakt het proces overzichtelijk en behapbaar.
• In het begin is zo gestructureerd werken misschien lastig, maar heb je het eenmaal in de vingers, dan gaat het vliegen.
• Neem de ruimte die nodig is om een rol te vervullen serieus. Maak als organisatie capaciteit vrij en bied tijd.
• Blijf als directie het belang van het programma en de projectmatige aanpak uitdragen. Sta erachter, ook als het even tegenzit of stormt in het begin. Dat is bij een nieuwe aanpak bijna onvermijdelijk.